Compartiendo con los Archivos: March 2008

En el día de ayer, en nuestro encuentro de Los Archivos, contamos con la participación de la Sra. Edna Ramos-Quiles, Directora del Programa de Documentos Públicos de Puerto Rico. El Programa opera dentro de la Administración de Servicios Generales de Puerto Rico http://www.gobierno.pr/asg/inicio.

Se faculta la Administración de Servicios Generales en el Título 3, Capítulo 41 de Documentos Públicos, en las Leyes de Puerto Rico : http://www.estado.gobierno.pr/Leyes_PR.htm ;
http://www.michie.com/puertorico/lpext.dll?f=templates&fn=main-h.htm&cp=

§ 1001. Definiciones

A los fines de este capítulo, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se expresa:

(a) Documento.— Es la palabra que comprenderá todo papel, libro, folleto, fotografía, película, microforma, cinta magnetofónica, mapa, dibujo, plano, cinta magnética, disco, video cinta o cualquier otro material leído por máquina y cualquier otro material informativo sin importar su forma o características físicas. Incluye también los generados de forma electrónica, aunque nunca sean impresos en papel u otro medio distinto al creado originalmente. El material bibliográfico, o de museo, adquirido para propósitos de exposición, consulta u otros relacionados y las publicaciones no están incluidos en la definición de la palabra documento.

(b) Documento público.— Es todo documento que se origine, conserve o reciba en cualquier dependencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos y que de conformidad con lo dispuesto en la sec. 1002 de este título se haga conservar que se requiera conservar permanentemente o temporalmente como prueba de las transacciones o por su valor legal. Incluye aquellos producidos de forma electrónica que cumplan con los requisitos establecidos por las leyes y reglamentos.

(c) Documento privado.— Todo aquel que no se haya incluido en la anterior definición.

(d) Archivo.— Significa el Archivo General de Puerto Rico.

(e) Archivero.— Se refiere al Archivero General de Puerto Rico.

(f) Estado.— Significa el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, incluyendo sus municipios.

(g) Dependencia.— Incluye todo departamento, agencia o entidad corporativa, junta, comisión, cuerpo, negociado, oficina y todo otro organismo gubernamental de las tres Ramas del Gobierno del Estado y los municipios.

(h) Entidad educativa o cultural.— Incluye, sin que se entienda como una limitación, una universidad, biblioteca, fundación, instituto, fideicomiso, asociación, sociedad o corporación sin fines lucrativos dedicada a la enseñanza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias.

(i) Comisión.— Se refiere a la Comisión Asesora del Archivo General.

(j) Administrador del Programa.— Aquel funcionario designado por este capítulo a administrar y reglamentar en su jurisdicción el Programa de Administración de Documentos Públicos y facultado a extender nombramientos especiales de Administrador de Documentos previa consulta con y recomendación de los jefes de dependencias.

(k) Administrador de Documentos.— Empleado responsable de administrar el Programa de Administración de Documentos en su respectiva dependencia.

(l) Administración de Documentos.— Es la planificación, control, dirección, organización, capacitación, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación, uso y conservación, así como la disposición de documentos.

—Diciembre 8, 1955, Núm. 5, p. 79, art. 3; Junio 4, 1979, Núm. 63, p. 132, art. 1; Agosto 26, 1992, Núm. 49, sec. 5; Noviembre 10, 1992, Núm. 91, art. 1; Agosto 7, 1998, Núm. 188, art. 29; Octubre 18, 1999, Núm. 317, art. 1.